«

»

Фев 27

Работа с контактами в программе для работы с электронной почтой MS Outlook

Контакты MS OutlookЗдравствуйте, уважаемые читатели блога!

Продолжаем цикл статей, посвященных программе работы с электронной почтой MS Outlook. В этой статье рассмотрим работу с контактами и научимся добавлять и изменять информацию о человеке или организации, импортировать контакты с других программ, просматривать списки контактов, сортировать, организовывать, печатать контакты. Программа MS Outlook позволяет не только создавать и поддерживать различные контакты, но и при помощи различных методов просматривать, сортировать и печатать информацию различными способами.

В программе MS Outlook для обозначения лица (физического или юридического) предприятия, организации используется средство «Контакты«. Контакт – это лицо или организация, с которым поддерживается связь. Пользователь может сохранять разные сведения, принадлежащие контактам: названия должностей, номера телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты и заметки в специальной папке Контакты.

В программе MS Outlook контакты можно создавать такие способами:

  • при помощи копирования контакта с той же организации;
  • путем ввода новых данных в форму Контакт.

Добавление нового контакта.

  1. В области навигации MS Outlook откройте область Контакты. В области чтения откроется список контактов.
  2. Во вкладке Главная нажмите кнопку Создать контакт. На экране откроется пустая папка Контакт в которой необходимо заполнить элементы группы Показать Общие и по необходимости, элементы группы Показать Подробности.
  3. Для нового контакта можно выбрать цвет Категории.
  4. После этого выбираем в группе Действия Сохранить и закрыть или Сохранить и создать. Сохранить и закрыть – сохраняет созданный контакт и закрывает диалоговое окно, а Сохранить и создать – сохраняет созданный контакт и открывает окно для создания нового контакта.

Категории применяются для удобства работы с контактами. Контакту можно присвоить одну или несколько категорий. (Например: Друзья, Коллеги и т.п.).

Папка Контакты является адресной книгой для электронной почты и местом для хранения служебных и личных данных о людях, с которыми необходимо поддерживать связь. В этой папке можно хранить адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов, день рождения и т.п.

При вводе имени или адреса контактного лица MS Outlook разделяет эти имена или адреса на компоненты и размещает не одной записью, а каждый компонент в отдельном поле. Благодаря такому разделению есть возможность упорядочивания контактов по любому полю.

Контакты MS OutlookПросмотр информации.

Программа MS Outlook позволяет пользователю увидеть список контактов в режимах просмотра адресных книг, в режимах табличного просмотра, по списку телефонов и др. Для изменения вида представления во вкладке Вид в группе Текущее представление нужно выбрать Изменить представление. Доступны такие варианты: Визитная карточка, Карточка, Телефон и Список. Если ни один из предложенных вариантов не устраивает, то можно тут же выбрать пункт Управление представлениями и в появившемся окне добавить нужный вариант.

Сортировка контактов.

Программа MS Outlook позволяет сортировать список контактов, причем сортировка доступна по любому полю. Для этого во вкладке Главная выбираем группу Текущее представление. В этой группе выбираем Телефон или Список. Появляется таблица со всеми полями, указанными в карточке контакта. Щелчок левой кнопкой мыши по любому заголовку поля изменяет порядок сортировки.

Контакты MS OutlookПечать информации о контакте.

Программа MS Outlook позволяет использовать не только большое количество средств просмотра и сортировки контактов, но и предлагает большое количество способов печати контактов. Можно распечатать все адресную книгу, только один контакт, определенную группу. Для этого выделяем нужный контакт (если нет выделенных контактов, то печатается вся адресная книга), во вкладке Файл выбираем Печать и в пункте Настройка указываем тип печати: Карточки, Маленькая брошюра, Небольшая брошюра, Заметка, Телефонная книжка.

Удачи вам в работе с контактами 🙂
С уважением, автор блога

Tulova_Ulya

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>