Добрый день, уважаемые читатели блога!
Продолжаем цикл статей, посвященных программе работы с электронной почтой MS Outlook. В этой статье продолжим рассматривать примеры использования адресной книги. Программа MS Outlook позволяет создавать списки рассылки, создавать группу, изымать имена из группы и вводить адрес электронной почты из адресной книги.
Если у вас часто возникает необходимость рассылать сообщения определенным получателям. Чтобы сэкономить время и гарантировать, что все получатели получать сообщения, необходимо создать Список рассылки. Список – это очень удобное средство для группировки контактов под одним именем. Для пересылки сообщения сразу нескольким адресатам их следует сгруппировать в группу контактов. При отправке сообщения всем членам группы можно использовать название группы (название списка рассылки). Объединение адресатов в группы является необходимым условием при работе с большой адресной книгой.
Создать Список рассылки можно таким образом:
- Во вкладке Главная выбрать команду Создать группу контактов. В появившемся диалоговом окне в поле Имя ввести название Список рассылки (см. рисунок).
- Указать членов списка. Для этого в диалоговом окне Списка рассылки нажимаем кнопку Добавить участников. Выбираем откуда будем их добавлять: Из контактов Outlook , Из адресной книги, Создать контакт для электронной почты.
- Имя нового Списка рассылки будет представлено в области контактов полужирным шрифтом со значком группы. (см.рисунок).
Добавить новую запись в Список рассылки можно таким образом:
- Если контакт уже занесен в адресную книгу, то его можно добавить нажатием кнопи Добавить участников. (Как в пункте 2, выше).
- Если контакт отсутствует в адресной книге, то нажав кнопку Добавить участников, выбираем пункт Создать контакт для электронной почты. В появившемся диалоговом окне заполняем соответствующие полы (см. рисунок): Короткое имя, Адрес электронной почты, тип электронной почты, Формат для Интернет. Следим, чтобы был включен флажок Добавить контакт. Запись добавлена в Список рассылки.
Получение адреса электронной почты из адресной книги.
Если адреса всех получателей размещены в адресной книге, то можно быстро и правильно указывать адреса для сообщений. Ввести адрес в сообщение из адресной книги можно таким образом:
- На вкладке Главная, в группе Создать нажать кнопку Создать сообщение.
- В появившемся окне необходимо щелкнуть поле Кому. Откроется окно Выбор имени. (см. рисунок)
- Затем можно выбрать необходимое имя и/или Список рассылки. Адреса получателей окажутся в списке получателей сообщения.
- Нажать кнопку ОК. Диалоговое окно Выбор имени закроется, можно будет продолжить работу над сообщением.
- Аналогично можно выбрать получателей для поля Копия.
С уважением, автор блога
|
Уведомление: Работа с адресной книгой в MS Outlook 2010. | Персональный сайт учителя информатики